La tasa de inasistencia que le das a tu contador no es la real
La tasa de inasistencia que le das a tu contador no es la real
Pregúntate, sin mirar nada: ¿cuántas citas se te cayeron el mes pasado? La mayoría de los dueños de consultorio responden un número redondo, sacado de memoria — "como un 10%", "pocas, la verdad" — y ese número casi nunca coincide con lo que dice la agenda si alguien se sienta a contar una por una, con las canceladas de último minuto, las que nunca avisaron y las que se movieron tantas veces que ya ni cuentan como la cita original.
No es que estés mintiendo. Es que nadie en tu consultorio tiene el trabajo de medir esto. Se agenda, se atiende o no se atiende, y la vida sigue. El número solo existe en la sensación de qué tan lleno se ve el día.
La causa raíz
Esta es la puerta barata para entrar a este problema, y la más ignorada: no es que falte un mejor recordatorio o una recepcionista más atenta. Es que el proceso corre en loop abierto — se decide agendar, se ejecuta la cita o no, y nadie cierra la vuelta midiendo qué pasó y por qué. Sin esa medición, cualquier cosa que pruebes para bajar la inasistencia — otro mensaje, otra llamada, otro descuento por puntualidad — es un tiro a ciegas, porque no sabes si el problema está concentrado en un día, en un tipo de paciente o en un horario específico.
El cómo real
Antes de cambiar nada del recordatorio o de la agenda, el consultorio necesita volverse consultable en este único punto: cada cita que se cae queda registrada con fecha, hora, tipo de servicio y motivo, en un solo lugar que se pueda revisar. Con un mes de eso, el patrón real aparece solo — y casi siempre sorprende, porque no es parejo: se concentra en un día, en una franja horaria o en un tipo de cita específico.
Ese registro es el primer paso del loop cerrado —decidir, medir, corregir— que tomo del trabajo de Y Combinator con Diana Hu y de Jack Dorsey. Sin la medición no hay corrección posible, por más recordatorios que mandes. Con ella, sabes exactamente dónde poner el esfuerzo: no en bajar la inasistencia en general, sino en el hueco puntual que se la está comiendo.
Por qué te lo digo yo
No te lo digo desde la teoría. Opero 3 negocios con 6 personas. Baby Experience, un negocio de educación que llevé a cerca de 100.000 USD al año. Y el software que uso para operar los otros dos — Hubly Ads, Vera y una app de fitness — que existen y funcionan todos los días. Lo que separa esto de un curso o de una agencia no es la herramienta. Es que yo mismo tengo que vivir con las consecuencias de cada decisión que tomo sobre mi propia nómina.
La puerta de entrada
Esto que acabas de leer no es una automatización suelta que te vendo hoy y te dejo sola mañana. Es la puerta de entrada al workshop donde construyes el sistema completo de tu consultorio: tú lo construyes, con tu propia información, y yo te digo qué está mal y por qué. Sales con el sistema funcionando y con el criterio para seguir expandiéndolo solo, sin volver a necesitarme cada vez que algo cambia.
