Le pagas a alguien de tu equipo para armar el mismo reporte copiando datos de una plataforma a otra
Le pagas a alguien de tu equipo para armar el mismo reporte copiando datos de una plataforma a otra
Todos los meses, alguien de tu equipo abre cuatro pestañas distintas, copia números de cada una, los pega en una hoja, les da formato y se lo manda al cliente con un mensaje amable. Le pagas un sueldo profesional a esa persona para que haga, en esencia, copiar y pegar con buen criterio de diseño. El reporte sale bien. El problema es lo que esa persona no está haciendo mientras arma ese reporte: pensar en la cuenta, no en la hoja de cálculo.
La causa raíz
Este trabajo se siente necesario porque produce algo que el cliente ve. Pero copiar un número de un panel a otro no es la parte del trabajo que el cliente está pagando — está pagando el análisis que viene después, el que le dice qué hacer con esos números. El copiar y pegar es el peaje para llegar ahí, y ese peaje se lo estás cobrando en horas de una persona capacitada para algo mejor.
Multiplícalo por cada cliente y por cada mes: son horas reales, mes tras mes, gastadas en mover datos de un lugar a otro en vez de interpretarlos.
El cómo real
Aquí el sistema puede tomar el trabajo completo de armar el reporte — no la tarea de "copiar este número", sino el proceso entero de reunir los datos de cada plataforma, darles el formato acordado con cada cliente y dejarlos listos. Tu gente deja de perder horas moviendo números y las recupera para lo que sí requiere su criterio: leer ese reporte y decidir qué recomendarle al cliente.
Para que esto funcione bien, primero hay que dejar claro, de forma consultable, cómo quiere cada cliente su reporte — qué métricas, en qué orden, con qué comentario. Esa preferencia, una vez registrada, no se vuelve a perder ni depende de que la misma persona siga en la cuenta.
Y como con cualquier proceso que vale la pena sistematizar, hay que medir el resultado: cuántas horas se liberaron, si el reporte sigue llegando con la misma calidad, si el cliente lo sigue recibiendo a tiempo. Cerrar ese loop —no solo automatizar y asumir que quedó resuelto— es el principio que tomo de Diana Hu (Y Combinator) y de Jack Dorsey.
La prueba
Opero 3 negocios con 6 personas, y ninguna de ellas pasa sus horas copiando números entre plataformas. Esas horas están en decisiones, no en formato. Ese es, literalmente, el número que separa un negocio que crece de uno que solo contrata más gente para hacer lo mismo.
La puerta abierta
Si en tu agencia alguien capacitado pasa horas moviendo datos entre plataformas, el taller te muestra cómo se le devuelve ese tiempo sin bajarle la calidad al cliente.
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